ChatGPT 指令範例：10 條辦公室即用指令（電郵、會議紀錄、報告）

簡單答案：最實用的 ChatGPT 指令範例，是一條「留好空格」的模板：你只需要把空格換成自己的資料，貼進 AI 就能得到可用的初稿。本頁整理了 10 條辦公室最常用的指令，涵蓋電郵、會議紀錄、報告整理和社群帖文，其中 6 條附完整內容，可以即時複製使用；同一批指令在 Gemini 和 Copilot 的免費版也適用。

如果你想先了解指令背後的寫法原則，例如為甚麼要交代角色、背景和格式，可以先看ChatGPT 指令怎樣寫？新手 5 個原則。這一頁不講理論，只提供拿來就用的範本。

這 10 條指令適用於哪些 AI？

這些指令不限於 ChatGPT，用在 Google Gemini、Microsoft Copilot 或 Claude 上同樣有效。要留意的是，ChatGPT 和 Claude 並未正式支援香港地區；香港用戶如果沒有這兩個工具的帳戶，可以直接使用 Google Gemini 或 Microsoft Copilot。詳情可以參考香港怎樣使用 ChatGPT。

使用前的三個習慣

1. 背景寫得越清楚越好：讀者是誰、目的是甚麼、有甚麼限制。
2. 答得不好就追問，不用重來：直接說「第二段太長，縮短一半」，比重新開一個對話有效。
3. 數字、日期、名字寄出前自己核對：AI 有時會自行補上不存在的資料。

10 條指令一覽

下面示範其中 6 條，把方括號內的內容換成你的資料即可。

範例一：交代實習生三句模板（第 1 條）

把 AI 當成一個剛上班的實習生：它很聰明，但不知道你是誰、要給誰看。這條模板用三句話把最重要的資料交代清楚，適合任何任務的起手式：

我是【職位／行業】。請幫我【寫／整理／改／翻譯】【內容】。給【讀者】看，語氣【語氣】，長度【長度】，要提到【重點】。

三句看似簡單，但已經包含身份、任務、讀者、語氣和長度五樣資料。大部分「AI 寫得很空泛」的情況，都是因為少了其中幾樣。

範例二：四格完整指令（第 2 條）

任務比較複雜時，可以用四個欄位把要求寫得更完整：

你是【角色】。幫我【任務，一定要有動詞】。背景：【發生了甚麼、給誰看、有甚麼限制】。格式：【語言、字數、分幾段、要不要表格】。

寫的時候留意兩點：任務一定要有動詞，例如「寫」「整理」「比較」，AI 才知道要交出甚麼；格式寫得越具體，例如「三段、每段不多於 80 字」，出來的結果就越少需要修改。

範例三：先問我問題（第 3 條）

這是最簡單、但最多人不知道的一招。當你自己也不確定要提供甚麼資料時，讓 AI 反過來問你：

【你的要求，例如：幫我寫一份給新同事的入職須知】。在開始之前，先問我 3 條問題，確保你寫得準確。

AI 問完之後，你逐條回答，它寫出來的內容就會貼近你的實際情況，而不是一份通用範本。

範例四：指定位置，其他不改（第 4 條）

很多人都試過：只想改一個字，AI 卻把整份重寫，連你滿意的部分也改掉了。這條指令就是為了避免這個問題：

第【幾】段加一句：【要加的內容】。其他地方不要改。

重點在最後一句「其他地方不要改」。把要改的位置講清楚，再明確說其餘不動，AI 就會只處理你指定的地方。

範例五：催款電郵（第 5 條）

追收款項的電郵最難拿捏語氣：太客氣沒有效果，太強硬又怕得罪客戶。這條指令已經寫好語氣要求：

幫我寫一封電郵，提醒客戶【公司名稱】支付【項目名稱】發票（編號【發票編號】，金額 HK$【金額】，已逾期【日數】日），請對方在【日期】前付款。語氣禮貌但立場明確，書面語，最後附付款資料欄位。

寄出前，記得核對發票編號、金額和日期。更多電郵情境可以參考用 AI 寫 Email：中英文即用指令。

範例六：會議紀錄（第 6 條）

把會議錄音轉成逐字稿之後，用這條指令整理：

請把以下會議逐字稿整理成書面語會議紀錄：一、會議重點（3 點以內）；二、決定事項；三、跟進事項表格（事項｜負責人｜期限）；四、下次會議日期。只根據逐字稿內容，沒有提到的資料請寫「未提及」。今日是【年】年【月】月【日】日（星期【星期】），相對日期請換算成實際日子。【貼上逐字稿】

這條指令有兩個關鍵設計。第一，「沒有提到的請寫未提及」可以減少 AI 自行補充內容；第二，告訴 AI 今日的日期，它才能把「下星期三」換算成實際日子。廣東話錄音怎樣先轉成逐字稿，可以參考AI 會議記錄教學。

其餘 4 條指令的用途

• 第 7 條：長文件變一頁重點。先列出幾個關鍵數字，再用幾點總結內容。設計重點是要求每點注明出自第幾頁，方便你回頭核對原文。如果要把重點再寫成正式報告，可以接著用AI 寫報告教學的流程。
• 第 8 條：Excel 總結。讓 AI 按指定欄位計算總數、排序並用 3 點總結發現。設計重點是講明「最高」按金額還是數量計，避免 AI 自己估。想在 Excel 內直接用 AI，可以看AI 整 Excel 教學。
• 第 9 條：三個平台帖文。為同一張圖一次寫出 Instagram、Facebook、Threads 三個版本。設計重點是為每個平台分別指定語氣、字數和 hashtag 數量。
• 第 10 條：上網查並附來源。要求 AI 上網搜尋，並附上官方網站來源和發布日期。設計重點是指定來源類型，適合查詢政策或規定。

想讓 AI 不只寫初稿，而是長期幫你做事？

這 10 條指令每次都要你貼上資料、等 AI 回覆。如果同一類工作每星期都要做，例如每週整理會議紀錄，可以進一步把背景、格式和檢查標準一次寫好，讓 AI 像一個固定員工那樣工作。做法可以參考AI 員工怎樣訓練？五格框架。

常見問題

Q：這些指令在免費版 ChatGPT 或 Gemini 可以用嗎？ A：可以。這 10 條指令都是日常文字工作，免費版已經足夠。第 10 條需要 AI 具備上網搜尋功能，大部分主流工具的免費版都有提供。

Q：用指令範本寫出來的內容，可以直接發出嗎？ A：不建議直接發出。指令範本可以讓初稿更接近你的需要，但數字、日期、人名和承諾等內容，必須由你自己核對。

Q：會議逐字稿太長，AI 讀不完怎麼辦？ A：可以把逐字稿分段貼上，每段先整理重點，最後再要求 AI 把各段重點合併成一份完整紀錄。

Q：指令要用英文寫效果才會好嗎？ A：不需要。用中文寫，AI 一樣看得明白。如果你需要英文回覆，在指令中加一句「用英文回覆」即可。

Q：ChatGPT 指令範例可以儲存起來重複用嗎？ A：可以。最簡單是把常用指令存在手機備忘錄或文件，用時複製貼上；也可以把固定背景寫進 ChatGPT 的自訂指示，之後每個對話都會自動套用。

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本文資料更新日期：2026 年 10 月 24 日。

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第 7 至第 10 條指令（長文件重點、Excel 總結、三平台帖文、上網查證）的完整寫法，連同前面六條，已排成一份速查卡，另外附上 10 句答得不好時可以直接用的追問句，需要時照抄就用。