Tessera AcademyAI 整 Excel 教學：Copilot in Excel、Gemini 與 AI 寫公式入門（2026）
Scott Lai・更新於 2026 年 10 月 24 日
簡單答案：AI 整 Excel 截至 2026 年 10 月有三種方法：Copilot in Excel（直接在 Excel 內用，需要合資格的 Microsoft 365 訂閱）、Gemini in Google Sheets（在 Google 試算表內用，需要 Google AI Pro 或 Workspace 方案），以及把問題交給免費 AI 助手，請它寫公式和解釋公式。新手由第三種開始已經很有用；不論用哪種方法，公式都要先在幾行樣本數據上核對。
很多人每天花大量時間在 Excel 上：查 VLOOKUP 寫法、清理格式不一的數據、把一大堆數字整理成報告。這些正是 AI 最能幫手的地方。
這篇文章介紹三種做法，說明各自需要甚麼方案，再提供幾條可以直接複製的指令。
三種方法比較
| 方法 | 在哪裏用 | 費用 | 適合 |
|---|---|---|---|
| Copilot in Excel | Excel 內的 Copilot 按鈕 | 需 Microsoft 365 合資格訂閱或公司授權 | 每天用 Excel、已有 Microsoft 365 的人 |
| Gemini in Google Sheets | Google 試算表側邊欄 | 需 Google AI Pro 或 Workspace 合資格方案 | 習慣用 Google 試算表的人 |
| AI 助手寫公式 | Gemini、Copilot 等聊天介面 | 免費版已可用 | 所有新手，特別是只需要偶爾寫公式的人 |
AI 可以幫你在 Excel 做甚麼？
對新手來說，AI 最有用的地方不是「自動完成整份報告」，而是幫你跨過最花時間的幾個關口：
- 寫公式：只要用文字描述想要的結果，AI 就可以寫出 XLOOKUP、SUMIFS、IF 等公式。
- 解釋公式：接手同事留下的檔案，看不懂公式時，請 AI 逐步解釋。
- 清理數據：統一日期、電話和姓名格式，找出重複資料。
- 整理和總結：建議樞紐分析表的做法，或者把一堆數字總結成幾點重點。
不過，AI 不會知道你公司的業務規則，例如哪些訂單應該剔除、哪個欄位才是正確的金額。這些判斷仍然要由你來做。
方法一：Copilot in Excel
Copilot in Excel 可以直接讀取你的表格，按你的要求加公式欄、做樞紐分析表、畫圖表和找出數據趨勢。
哪些方案包括 Copilot in Excel？根據 Microsoft 的說明，合資格的訂閱包括（資料來源：Microsoft 支援頁「Frequently asked questions about Copilot in Excel」，2026 年 10 月查閱）：
- Microsoft 365 Personal 或 Family（附 AI 點數，用量有上限；Family 方案只限訂閱擁有人）
- Microsoft 365 Premium
- 商業版 Microsoft 365 Copilot 授權
- 符合 Copilot Chat 資格的 Microsoft 365 或 Office 365 商業版、企業版訂閱
香港的個人方案價錢如下（資料來源：Microsoft 香港官方網站方案比較頁，2026 年 10 月 24 日查閱）：
| 方案 | 月費 | 年費 | AI 用量 |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Personal | HK$78 | HK$780 | 有用量上限 |
| Microsoft 365 Family | HK$102 | HK$1,020 | 有用量上限 |
| Microsoft 365 Premium | HK$158 | HK$1,580 | 用量較高，另有進階 AI 功能 |
用公司帳戶的話，能否在 Excel 內用 Copilot，要視乎公司購買了甚麼授權和 IT 設定。Microsoft 在 2026 年收緊了未購買 Microsoft 365 Copilot 授權的員工在 Word、Excel 內使用 Copilot 的安排，具體情況請向公司 IT 部門查詢。300 人以下的中小企，可考慮 Microsoft 365 Copilot Business 附加方案，定價為每用戶每月 US$21（資料來源：Microsoft Tech Community 官方網誌「Introducing Microsoft 365 Copilot Business」，2026 年 10 月查閱）。
看不到 Copilot 按鈕？Microsoft 列出幾個常見原因：訂閱不包括 Copilot、檔案不是 .xlsx 等新格式、計算選項不是「自動」，或檔案在 SharePoint 被簽出（資料來源：同上 Microsoft 支援頁）。個人方案方面，Microsoft 香港網站亦註明 Copilot in Excel 只供訂閱方案擁有人使用，而且要開啟自動儲存，即檔案要儲存在 OneDrive（資料來源：Microsoft 香港官方網站方案比較頁，2026 年 10 月 24 日查閱）。
更多 Copilot 的基本用法，可參考 Copilot 新手教學。
方法二：Gemini in Google Sheets
Gemini 在 Google 試算表的側邊欄出現，可以幫你整理數據、建立表格和寫公式。側邊欄支援中文（資料來源：Google 說明中心「Supported languages for Google Workspace with Gemini」，2026 年 10 月查閱）。
需要甚麼方案？
- 個人用戶：Google AI Pro 或以上方案包括 Gemini in Docs 和 Sheets（資料來源：Google One「Google AI plans」頁，2026 年 10 月查閱）。香港月費為 HK$158（據 unwire.hk 2026 年 9 月報道）。
- 公司用戶：Google Workspace Business Standard 或以上方案包括 Gemini in Sheets，Business Starter 則不包括完整功能（資料來源：Google Workspace 方案比較頁，2026 年 10 月查閱）。
Gemini 本身正式支援香港，平日用 Google 試算表的話，這是很順手的選擇。更多 Gemini 用法見 Gemini 新手教學。
方法三：用 AI 助手寫公式（免費）
不想付費，也可以把問題交給 AI 助手。在香港，Google Gemini 和 Microsoft Copilot 的免費版都正式可用。做法很簡單：說清楚你的欄位在哪裏、想得到甚麼結果。
以下四條指令可以直接複製，把方括號內的內容換成你的情況。
1. 解釋一條看不懂的公式
請用簡單的中文，逐步解釋這條 Excel 公式在做甚麼，並舉一個例子說明結果：[貼上公式]
2. 寫 XLOOKUP 或 SUMIFS
我有兩張工作表。「訂單」表的 A 欄是產品編號，D 欄是數量；「價目」表的 A 欄是產品編號，B 欄是單價。請寫一條 XLOOKUP 公式，在「訂單」表 E 欄找出每張訂單的單價，找不到時顯示「未有價目」。另外請寫一條 SUMIFS 公式，計算產品編號「P001」在 2026 年 9 月的總數量（日期在 C 欄）。
3. 清理格式不一的數據
我的 B 欄是客戶電話，格式很亂，例如「9123 4567」「+852-91234567」「91234567」。請寫一條公式，把它們統一成 8 位數字，並告訴我公式應放在哪一欄。
4. 總結一個表格
以下是我們部門 9 月的銷售數據（已刪除客戶資料）。請找出三個最值得注意的趨勢，並建議用甚麼圖表在報告中呈現：[貼上數據]
總結好的數字，可以再交給 AI 寫成月報，做法見AI 寫報告教學；如果你想用同樣方法整理個人開支，可以看AI 記帳教學。
小提示：如果你的 Excel 版本較舊，AI 寫出的 XLOOKUP 可能用不到，可以在指令中註明「我用 Excel 2016，請用 VLOOKUP 或 INDEX/MATCH」。寫指令的更多技巧，可參考 ChatGPT 指令教學，方法同樣適用於 Gemini 和 Copilot。
重要提醒：不要隨便上傳公司數據
把整個 Excel 檔案上傳到 AI 工具很方便，但要先想清楚：
- 先確認公司政策。不少公司只容許員工使用公司提供的企業版 AI 工具。
- 個人帳戶不宜處理敏感資料，例如客戶姓名、電話、身份證號碼、薪酬和未公開的財務數據。
- 需要 AI 幫手寫公式時，只描述欄位結構，或者用幾行虛構數據示範，已經足夠讓 AI 寫出正確公式。
一定要做：用樣本數據核對公式
AI 寫的公式大多數可用，但不是每次都正確。常見問題包括欄位對錯、日期格式不符、漏了處理空白儲存格。
建議每次都這樣做：
- 先選 3 至 5 行數據，用人手計一次答案。
- 把公式套用在這幾行，對比結果是否一致。
- 特意測試特殊情況，例如空白、重複或找不到的資料。
- 確認無誤，才套用到整欄。
常見問題
Q：Excel 有沒有免費的 AI 功能？ A：Copilot in Excel 需要合資格的 Microsoft 365 訂閱或公司授權。如果只是需要寫公式，可以用 Gemini 或 Copilot 的免費版，把需要描述清楚，請 AI 寫出公式後再貼回 Excel。
Q：Microsoft 365 Personal 可以用 Copilot in Excel 嗎？ A：可以。根據 Microsoft 的說明，Personal 和 Family 訂閱附有 AI 點數，可在 Excel 內使用 Copilot，但用量有上限；需要更高用量可考慮 Microsoft 365 Premium。
Q：AI 寫的 Excel 公式可信嗎？ A：大多數可用，但不能完全信任。每次都應先用幾行樣本數據核對結果，並測試空白和找不到資料等情況，才套用到整份表格。
Q：用 ChatGPT 寫 Excel 公式可以嗎？ A：ChatGPT 寫公式的能力不錯，但它不在官方支援香港的名單上，詳情見 香港人怎樣用 ChatGPT。香港用戶用 Gemini 或 Copilot 的免費版，同樣可以寫出公式。
Q：還有哪些 AI 工具可以幫手處理工作？ A：除了試算表，AI 亦可以幫手寫作、做簡報和整理會議紀錄。可參考 AI 工具推薦 2026，或由 AI 新手入門 開始。
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本文資料更新日期：2026 年 10 月 24 日。