AI 寫報告教學：免費用 Gemini、Copilot 做月報、項目報告和功課

簡單答案：在香港免費用 AI 寫報告，可以用官方支援香港的 Google Gemini 或 Microsoft Copilot。做法不是一句「幫我寫份報告」，而是先把數據和筆記交給 AI，請它列大綱，再逐段寫，最後自己核對數字、寫結論。需要上網搜集資料的話，截至 2026 年 10 月，Gemini 免費版有 Deep Research，而 Copilot App 的 Deep Research 已於 2026 年 8 月 18 日停用。

月尾要交月報，手上有一堆 Excel 數字和零碎筆記，卻不知從何下筆。老師要一份三千字的報告，資料找了一大堆，打開 Word 還是一片空白。

報告最難的往往不是寫，而是「整理」。這正是 AI 最擅長幫忙的部分。

AI 可以幫你寫哪些報告

例如一間旺角零售店的店長，可以把上月營業額、客流量和員工備註貼進去，請 AI 整理成一頁月報；IT 同事遇上系統停機，可以把事發時的對話紀錄交給 AI，整理成事故報告的時間線。如果報告要附上會議討論內容，可以先用AI 會議記錄教學的方法把錄音整理好；小店要把客人查詢歸納成報告，亦可以參考AI 客服入門，先把常見問題分類。

用哪個 AI 寫報告最好

在香港，Google Gemini 和 Microsoft Copilot 都是官方支援、免費可用的 AI 助手，兩者都可以上載文件再請它幫你寫。

未用過的話，可以先看 Gemini 新手教學 和 Copilot 新手教學。

五步用 AI 寫報告

第一步：先交資料。把數據、會議筆記、之前的報告一次過貼上或上載。AI 手上資料越完整，寫出來越像你的報告，而不是一份空泛的範本。

第二步：先要大綱。不要一開始就要全文。先請 AI 列出標題和每段重點，你改好大綱，方向才不會走歪。

第三步：逐段寫。一次寫一個部分，寫完一段改一段。整份一次過寫出來，通常越後越空泛。

第四步：核對數字。AI 有時會算錯百分比，甚至寫出原始資料沒有的數字。每個數字都要對回原始資料。數據較多的話，可以先用 Excel AI 教學 的方法整理好再交給 AI。

第五步：結論自己寫。建議、判斷和下一步，是你的上司或老師最想看的部分，也是 AI 最不了解你情況的部分。可以請 AI 提供選項，但最後要用自己的話寫。

5 條即用寫報告指令

把【】的內容換成你自己的資料即可。

1. 由資料變大綱

我要寫一份【報告類型，例如：十月份銷售月報】，讀者是【例如：部門主管】，篇幅約【例如：一頁 A4】。以下是我的資料：【貼上數據和筆記】。請先給我一個大綱，列出每個標題和每段要寫的 2 至 3 個重點，暫時不用寫全文。

2. 逐段寫初稿

按照以上大綱，先寫「【段落標題】」這一段，約【字數】字，用簡潔的書面語。只可以用我提供的資料，資料不足的地方請寫「【待補充】」，不要自行加入數字或例子。

3. 整理事故報告時間線

以下是事故發生時的紀錄：【貼上對話紀錄或筆記】。請整理成事故報告，包括：一、事件摘要（三句以內）；二、時間線表格（時間、事件、負責人）；三、影響範圍；四、跟進事項。紀錄中沒有寫明的原因，請標示「待調查」，不要推測。

4. 檢查數字和邏輯

請檢查以下報告初稿：【貼上初稿】。對照我提供的原始數據：【貼上數據】，列出所有數字不一致、計算錯誤或前後矛盾的地方，用表格顯示「位置、問題、原始數據」。

5. 改寫成適合讀者的版本

請把以下報告改寫成給【例如：公司管理層】看的版本：開頭先用三點列出最重要的結論，刪走技術細節，語氣專業但易明，篇幅縮短一半。【貼上報告】

報告寫好之後要上台匯報？可以接着看 AI 做簡報教學。想學更多追問技巧，可以看 AI 指令寫法教學。

需要搜集資料：Gemini Deep Research

如果報告需要上網找資料，例如比較幾間公司的做法、整理某個行業的近況，可以試 Gemini 的 Deep Research。

它會先列出研究計劃讓你修改，然後自行搜尋和閱讀網上資料，數分鐘後交出一份報告。完成後可以按「Export to Docs」匯出到 Google 文件繼續修改（資料來源：Google Gemini 說明中心「Use Deep Research in Gemini Apps」，2026 年 10 月查閱）。

使用前要知道三點：

• 免費版可以用，但有限制：沒有訂閱 Google AI 方案的用戶，在繁忙時段可能暫時用不到 Deep Research（資料來源：Google Gemini 說明中心「Gemini Apps limits & upgrades」，2026 年 10 月查閱）。
• 要年滿 18 歲：Google 列明使用 Deep Research 需要年滿 18 歲（資料來源：同上「Use Deep Research in Gemini Apps」）。
• Copilot 已停用 Deep Research：Microsoft 表示，2026 年 8 月 18 日之後 Copilot App 不再提供 Deep Research，Microsoft 365 Premium 用戶可改用 Researcher（資料來源：Microsoft 支援「Deep Research is being retired in the Copilot app」，2026 年 10 月查閱）。Copilot 的一般對話仍會上網搜尋，並在回答附上可點擊的來源（資料來源：Microsoft Copilot 官方網誌，2026 年 10 月查閱）。

引用來源：每個數據都要找到出處

AI 搜集回來的資料，不可以直接當作事實寫進報告。簡單做法：

1. 逐條點開來源：確認網頁真的存在，而且真的有寫這個數字。
2. 優先引用原始出處：例如公司年報、機構的官方網站，而不是轉載文章。
3. 寫清楚出處和日期：在句子後面或報告最後列明資料來源和查閱日期。

可以請 AI 幫手做最後一步：

請把以下報告中引用的資料，整理成「資料來源」清單，每項列出機構或網站名稱、文章標題、網址和查閱日期。找不到出處的句子，請標示出來。

學生注意：用 AI 做功課之前，先看清楚學校和老師對使用 AI 的規定，並按要求註明。更多溫習和功課用法，可以看 AI 學生溫習教學。

私隱提醒

公司內部數據、客戶資料和員工姓名，貼進 AI 之前先確認公司是否容許使用外部 AI 工具，或先把敏感資料刪走或改成代號。

如果你的資料是一份很長的 PDF，例如年報或研究論文，可以先看 AI 讀 PDF 教學，學習如何讓 AI 準確讀取文件內容。

常見問題

Q：有沒有免費的 AI 寫報告工具？ A：有。Google Gemini 和 Microsoft Copilot 都有免費版，而且官方支援香港，可以上載資料、列大綱和逐段寫報告。需要上網搜集資料時，Gemini 免費版亦有 Deep Research，但繁忙時段可能用不到。

Q：AI 寫報告推薦用 Gemini 還是 Copilot？ A：要上網搜集資料或慣用 Google Drive，選 Gemini；日常用 Word、Excel 的上班族，Copilot 較順手。兩者都可以先試，看哪個寫出來的風格較適合你。

Q：AI 寫的報告數字可信嗎？ A：不能完全相信。AI 有時會算錯，甚至寫出原始資料沒有的數字。每個數字都要對回原始資料，可以用本文第 4 條指令幫你找出不一致的地方。

Q：學生可以用 AI 做報告嗎？ A：視乎學校規定。不少學校容許在指定範圍內使用，但要註明。動手之前先問清楚老師，最穩妥。

Q：可以叫 AI 一次過寫好整份報告嗎？ A：可以，但效果通常不好。先列大綱、再逐段寫，內容會具體得多，你亦較容易修改。

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本文資料更新日期：2026 年 10 月 24 日。