AI 寫 Email 教學：中英文即用指令＋8 個實例

簡單答案：用 AI 寫 Email，關鍵是給它四樣資料：收件人是誰、你想達到甚麼目的、必須包含的內容、想要的語氣和長度。給齊之後，Gemini、Copilot 或 ChatGPT 通常一次就能寫出可用的初稿，你只需要檢查事實、加入個人化的細節就可以發出。截至 2026 年 10 月，在香港用免費版 Gemini 或 Copilot 寫好再複製到電郵，是最簡單又不用付費的做法。

寫電郵是上班族每天花最多時間的工作之一，亦是 AI 最容易幫上忙的地方。特別是要寫英文電郵、處理敏感的回覆、或者一天要回十幾封信的時候，AI 可以為你省下大量時間。

這篇文章會教你一條萬用指令結構、8 個常見情境的範例、回覆別人電郵的做法，以及發出前一定要做的檢查。以下方法適用於 ChatGPT、Google Gemini 和 Microsoft Copilot。

用哪個 AI 工具寫 Email 最方便？

先選好工具，後面的指令才用得順手。對香港用戶來說，主要有兩種用法：在獨立的 AI App 寫好再複製，或者用電郵服務內置的 AI。

新手我會建議先用免費版 Gemini 或 Copilot，在 App 內寫好再複製到電郵。等你發現自己每天都用、覺得複製貼上太麻煩，才考慮內置 AI 的收費方案。兩個工具的入門方法，可以看Gemini 新手教學和Copilot 新手教學。

一條萬用指令結構

請幫我寫一封【中文／英文】電郵給【收件人及關係】。目的是【想達到的結果】。內容必須包括：【重點 1】、【重點 2】、【重點 3】。語氣【正式／友善／堅定】，長度不超過【字數】。

只要把【】的內容填好，就能應付大部分情況。

這四個部分各有作用：

• 收件人及關係：寫給上司、客戶還是供應商，AI 用的稱呼和客氣程度都會不同。
• 目的：你想對方讀完之後做甚麼，例如回覆報價、確認日期、付款。目的清楚，AI 才知道結尾要怎樣收。
• 必須包括的內容：日期、金額、編號這些資料要由你提供，AI 不會知道，亦不應讓它自己估。
• 語氣和長度：不寫長度，AI 很容易寫出三、四段的長信；香港的商業電郵通常越短越好。

想把指令寫得更準確，可以參考ChatGPT Prompt 教學的五個原則，方法同樣適用於 Gemini 和 Copilot。

8 個常見情境範例

1. 跟進沒有回覆的電郵

請寫一封英文電郵，禮貌地跟進我上星期二發給客戶 Ms. Chan 的報價。對方一直未回覆。語氣友善、不施壓，提醒報價有效期至本月底，並問她是否需要我們補充任何資料。不超過 100 字。

2. 婉拒要求

請寫一封中文電郵，婉拒合作夥伴邀請我們參加下個月的展覽。原因是預算已經用完。語氣要客氣，表示希望明年有機會合作，不超過 120 字。

3. 向客人道歉

請寫一封中文電郵向客人道歉，因為我們的送貨延遲了三天。說明原因是供應商出貨問題，告訴客人新的送貨日期是本週五，並送上下次購物九折優惠作為補償。語氣誠懇，不要太長。

4. 催收款項

請寫一封英文電郵，提醒客戶發票 INV-2041 已逾期 30 日未付款，金額為 HK$18,500。語氣專業而堅定，請對方在 7 日內安排付款，如已付款請忽略此電郵。

5. 請假或調動時間

請寫一封中文電郵給我的上司，申請下星期三至五請年假，說明手頭的工作已安排同事跟進，並列出跟進人和主要事項。語氣簡潔、正式。

6. 向新客戶自我介紹

請寫一封英文電郵，向一間新認識的餐廳集團介紹我們的清潔服務公司。重點是我們專門服務餐飲業、可以在晚上收舖後工作、提供免費試做一次。結尾邀請對方約 15 分鐘電話傾談。不超過 150 字。

7. 把口語回覆變成正式電郵

以下是我想回覆的內容，寫得很口語：「好呀，不過下星期先得閒，你哋再 send 份 proposal 嚟睇睇先。」請改寫成一封正式的英文電郵。

8. 回覆一封語氣很差的電郵

以下是客人寄來的投訴電郵，語氣很不客氣。請幫我寫一封專業、冷靜的回覆，承認我們做得不足的地方，但不要承認不屬於我們的責任，並提出解決方法。【貼上對方的電郵】

如果你經營小店，每天要回覆很多相似的客人查詢，可以把常見回覆整理成範本，再進一步做成自動回覆，做法可以看AI 客服入門。

用 AI 回覆收到的電郵：三步做法

上面的範例都是由你主動寫信。更多時候，我們是要回覆別人的電郵，特別是又長又複雜的英文信。這時可以分三步：

步驟 1：先請 AI 拆解對方的電郵

以下是我收到的電郵。請用中文列出：對方想我做甚麼、有沒有限期、有沒有需要我特別留意的語氣或要求。【貼上對方的電郵】

先弄清楚對方的要求，才不會答非所問。很多人覺得英文回覆難寫，其實是因為沒有完全看懂來信。

步驟 2：用中文告訴 AI 你想怎樣回覆

我想這樣回覆：同意對方的提議，但交貨日期要延後一星期，因為我們的倉庫在裝修。請寫成英文回覆，語氣禮貌，不超過 120 字，並在下面附上中文翻譯。

要求附上中文翻譯，你就可以確認 AI 沒有寫錯你的意思。

步驟 3：調整語氣再發出

初稿不滿意，不用重新寫指令，直接追問就可以：「語氣再友善一點」「刪去第二段」「改得更直接」。AI 會記得前面的對話，在原稿上修改。

讓 AI 寫的電郵讀起來不像 AI

AI 寫的電郵有時會太客套、太長，或者用了一些香港人很少用的字眼。以下幾招可以改善：

• 給它一封你以前寫過的電郵作參考：「請參考以下我平時的寫法和語氣」。
• 要求它簡短：加一句「刪去所有客套的開場白」。
• 指定地區用語：寫中文時說明「用香港書面語」，寫英文時說明「用簡單直接的商業英文」。
• 最後自己加一句個人化的內容，例如提及上次見面的事，對方會覺得是你親自寫的。

如果你的英文電郵是自己先寫好、只想 AI 幫忙改錯，可以叫它「只改文法，不要改我的意思」，詳細做法可以看AI 改英文文法教學。

我自己用 AI 寫電郵的做法

我自己寫電郵時，很少一開始就叫 AI 由零寫。我會先用最口語的方式，把想講的重點打出來，例如「多謝佢哋報價，但價錢高咗，問下可唔可以減，唔得就算」，然後請 AI 改寫成正式電郵，再自己刪走過分客套的句子。

這樣做有兩個好處：第一，內容和立場都是我自己決定的，AI 只負責措辭；第二，我打口語草稿只需要一分鐘，比自己想英文句子快得多。寫得多了，我會把常用的指令存起來，下次直接改幾個字就用。

如果你想要一套現成的辦公室指令，可以下載10 條辦公室即用指令，裏面包括電郵、會議紀錄和報告的範例。

用 AI 寫 Email 常見的 4 個錯誤

1. 沒有提供具體資料：只寫「幫我寫一封跟進電郵」，AI 只能寫出空泛的內容，甚至自己編出日期和金額。
2. 直接發出初稿：AI 初稿通常偏長、偏客套，至少要自己讀一次，刪走多餘的句子。
3. 讓 AI 決定立場：例如要不要減價、要不要承認責任，應該由你決定，再請 AI 幫你寫得得體。
4. 同一個對話寫太多封不同的電郵：前面的內容會影響後面的語氣。寫另一個收件人或另一件事時，開一個新對話會更準確。

發出前必做的 3 項檢查

1. 事實：日期、金額、人名、發票號碼是否正確？AI 有時會自己補上不存在的資料。
2. 承諾：AI 有沒有替你答應了你做不到的事情？
3. 私隱：有沒有把不應交給 AI 的資料貼了進去，例如客人的身份證號碼或公司機密？貼上來信之前，可以先刪走電話、地址和帳戶號碼。

常見問題

Q：用 AI 寫電郵，收件人會看得出來嗎？ A：如果直接發出 AI 的初稿，有時會因為語氣太客套而被看出來。給它參考範例、要求簡短，再自己加上個人化的內容，就很難分辨。

Q：有沒有免費的 AI 可以寫電郵？ A：Google Gemini 和 Microsoft Copilot 都有免費版，而且正式支援香港，寫電郵這類日常用途已經足夠。做法是在 App 內寫好，再複製到你的電郵。

Q：在香港，Gmail 可以免費使用「Help me write」嗎？ A：截至 2026 年 10 月，Google 說明中心列明免費個人帳戶的「Help me write」只限美國使用。香港用戶要訂閱 Google AI 收費方案或使用合資格的 Workspace 方案，或者在免費版 Gemini 寫好再貼上。

Q：可以叫 AI 直接幫我回覆整個收件匣嗎？ A：部分工具可以連接電郵帳戶，但新手建議先由逐封草擬開始，自己檢查後才發出，避免 AI 發出錯誤的內容。

Q：英文不好，可以靠 AI 寫英文電郵嗎？ A：可以。你可以先用中文寫下想講的內容，再要求 AI 寫成英文電郵，並要求它附上中文翻譯，方便你確認意思是否正確。

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把每天最花時間的工作交給 AI

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本文資料更新日期：2026 年 10 月 24 日。